1. Home
  2. Cara Pakai
  3. Cara Pengaturan Fitur Persetujuan (Approval)

Cara Pengaturan Fitur Persetujuan (Approval)

Fitur Persetujuan (Approval) berfungsi untuk memberikan wewenang kepada pengguna yang diberikan wewenang untuk melakukan pengecekan dan menyetujui transaksi tertentu yang dimasukkan oleh pengguna lainnya. Dengan adanya fitur ini, memungkinkan untuk mengurangi terjadinya kesalahan penginputan transaksi serta penyalahgunaan atas suatu transaksi oleh pengguna atau karyawan Anda.

Mengaktifkan Fitur

Pengaktifan fitur ini bisa dilakukan pada persiapan awal database di Accurat Online. Namun jika di awal penggunaan mungkin Anda belum memerlukan fitur ini sehingga tidak diaktifkan. Sewaktu-waktu Anda bisa mengaktifkannya dengan cara berikut ini:

  1. Masuk ke menu Pengaturan | Preferensi
  1. Pilih fitur kemudian centang fitur “Persetujuan (Approval)” pada bagian fitur dasar
  1. Akan tampil tab ‘Persetujuan’ pada Preferensi

Tab persetujuan ini berfungsi untuk mengatur transaksi apa saja yang memerlukan persetujuan.

Pengaturan & Penggunaan dalam Transaksi

Setelah mengaktifkan fitur Persetujuan, jika Anda ingin menggunakan fitur ini dalam transaksi bisnis Anda, silahkan ikuti tahapan panduan berikut ini:

Pengaturan Transaksi & Hak Akses Pengguna untuk Persetujuan

  1. Atur transaksi-transaksi yang memerlukan Persetujuan didalam transaksi bisnis Anda pada menu Pengaturan | Preferensi | Persetujuan
  1. Setelah itu masuk ke menu Pengaturan | penyetuju Transaksi untuk menentukan aturan dari transaksi yang memerlukan persetujuan serta pengguna yang akan melakukan persetujuan atas transaksi tersebut.
  1. Pada Formulir Penyetuju Transaksi, silahkan lakukan pengaturan untuk persetujuan transaksi dari masing-masing tipe transaksi.

Tipe Transaksi: Hanya akan menampilkan tipe transaksi yang telah anda atur untuk diberikan persetujuan (approval) pada menu Preferensi | Persetujuan.

Dengan Syarat: Akan ada 2 (dua) pilihan yaitu: a) Ada salah satu pengguna setuju dan b) Semua pengguna harus setuju. Pada pilihan pertama yaitu ada salah satu pengguna setuju, urutan penyetuju transaksi berdasarkan penempatan nama pengguna di baris ‘Disetujui Oleh’. Misalnya diurutkan pengguna 2, pengguna 1 maka penyetuju atas transaksi tersebut pertama dilakukan oleh Pengguna 2, setelah itu baru Pengguna 1 bisa melakukan penyetujuan transaksi.

  1. Pada formulir penyetuju transaksi ini, Anda bisa mengatur jumlah nominal transaksi yang memerlukan Persetujuan, menentukan nama Cabang atas pengaturan persetujuan dari transaksi ini dan menentukan Pengguna (user) yang akan diberikan wewenang untuk melakukan Persetujuan (Approval) atas transaksi tersebut.

Transaksi dengan Persetujuan (Approval)

  1. Masukan transaksi seperti biasa dan yang membedakan transaksi dengan persetujuan adalah saat Anda akan menyimpan transaksi tersebut.
  2. Transaksi yang akan Anda simpan, akan tampil 2 (dua) pilihan yaitu 1) Simpan sebagai draft dan 2) Ajukan persetujuan. Transaksi yang belum disetujui akan tersimpan dengan penomoran DFT.0000x

Simpan  Sebagai Draft: Transaksi ini akan disimpan sebagai draft oleh pengguna yang melakukan penginputan transaksi tersebut. Dan transaksi ini tidak akan masuk di Daftar Persetujuan Transaksi pada Pengguna yang diberikan wewenang untuk melakukan persetujuan atas transaksi tersebut.

Ajukan Persetujuan: Transaksi ini siap dilakukan penyetujuan transaksi dan akan masuk di Daftar Persetujuan pada Pengguna yang akan memberikan persetujuan atas transaksi tersebut.

  1. Setelah transaksi dengan persetujuan dimasukan dan diajukan oleh pengguna, maka pengguna yang diberikan wewenang untuk melakukan persetujuan akan mendapatkan notifikasi Persetujuan Transaksi pada aplikasi Accurate Online (notifikasi tampil disebelah kanan atas) dan melalui email.
  1. Untuk menyetujui transaksi tersebut, Anda bisa langsung klik pada informasi notifikasi yang tampil tersebut dan otomatis akan terbuka transaksi yang perlu disetujui. Atau Anda bisa melakukannya dari menu Perusahaan | Persetujuan (Approval).
  2. Pada menu Persetujuan akan tampil daftar transaksi yang perlu dilakukan Persetujuan oleh pengguna.
  3. Anda bisa melakukan Persetujuan atau menolak persetujuan untuk beberapa transaksi sekaligus, yaitu dengan mencentang transaksi-transaksi yang akan disetujui pada kolom ‘Setuju’, kemudian klik tombol ‘Proses’. Atau menolak persetujuan, dengan mencentang pada kolom ‘Tolak’.
  4. Atau Anda bisa melihat ke dalam detail transaksi-nya terlebih dahulu, dengan mengklik pada baris informasi transaksi tersebut dan baru kemudian melakukan Persetujuan atau menolaknya satu per satu.
  5. Untuk menyetujui atau menolak transaksi pada detail transaksi-nya silahkan klik pada icon ‘centang’ dan akan terdapat 3 (pilihan) yaitu Setujui, Tolak dan Histori.
  6. Transaksi yang disetujui, maka otomatis akan ter-posting (dibuatkan jurnal dan mempengaruhi pencatatan keuangan bisnis Anda) dengan penomoran atas transaksi tersebut. Sedangkan transaksi yang ditolak, oleh pengguna bisa dihapus atau dilakukan pengubahan untuk kemudian diajukan persetujuan kembali.

Notifikasi disetujui atau ditolak akan tampil pada pengguna yang melakukan penginputan transaksi tersebut atau pengguna yang mengajukan persetujuan transaksi tersebut.

Transaksi yang ditolak bisa dilakukan pengubahan yang diperlukan dan kemudian diajukan kembali untuk disetujui, yaitu dengan mengklik save dan pilih pilihan ‘Ajukan Persetujuan’

Updated on January 29, 2020

Was this article helpful?

Related Articles