Fungsi
Fitur Tagihan Dimuka mendahului penerimaan barang memungkinkan pencatatan transaksi pembelian dimana faktur pembelian diberikan terlebih dahulu oleh pemasok dan baru kemudian pengiriman barang yang dipesannya. Dengan adanya fitur ini, perusahaan memungkinkan untuk bisa mengakui adanya hutang ke pemasok, namun stok barang belum diterima oleh perusahaan (belum dilakukan pencatatan).
Mengaktifkan & Mengakses Fitur
Untuk mengaktifkan fitur ini, dilakukan dari Pengaturan | Preferensi | Fitur, kemudian pada bagian Pembelian centang untuk informasi ‘Faktur Dimuka (mendahului terima barang)’. Dengan mengaktifkan fitur ini, maka pada tab Informasi (icon i) di formulir Faktur Pembelian akan tampil informasi “Tagihan Dimuka”.
Silakan centang Ya (mendahului Terima Barang)’ jika transaksi pada faktur pembelian ini termasuk transaksi Faktur Dimuka, sehingga AOL akan otomatis membuat transaksi faktur pembelian tersebut sebagai transaksi Faktur Dimuka.
Penggunaan Fitur Tagihan Dimuka
Ilustrasi: Perusahaan membeli produk dari suatu pemasok namun sebelum barang dikirim ke perusahaan, pemasok telah mengirimkan Faktur Pembelian atas pembelian tersebut. Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan pencatatan atas faktur pembelian tersebut dan mengakui hutang atas tagihan dari pemasok tersebut.
Langkah-langkah untuk melakukan penginputan atas transaksi tersebut adalah sebagai berikut ini:
- Lakukan pengisian Faktur Pembelian seperti biasa dan sebelum menyimpan, klik tab i (informasi lainnya) kemudian centang pada informasi Tagihan Dimuka’, klik simpan.
- Selanjutnya jika barang sudah diterima perusahaan, maka buat transaksi Penerimaan Barang, kemudian pada informasi ‘Ambil’ pilih pilihan ‘Tagihan Dimuka’.
- Pilih nomor transaksi Faktur dengan Tagihan Dimuka yang dimaksud kemudian klik ‘Lanjut’.
- Simpan transaksi penerimaan barang dan jurnal yang terbentuk adalah sebagai berikut ini:
Faktur dengan Tagihan Dimuka bisa dilakukan pembayaran sebelum dibuatkan Penerimaan Barangnya.
Penerimaan Barang untuk Faktur dengan Tagihan Dimuka bisa disatukan dengan transaksi Pesanan Pembelian.
Faktur dengan Tagihan Dimuka bisa dilakukan retur pembelian baik untuk transaksi yang sudah dibuatkan Penerimaan Barang-nya ataupun belum.